ثروت آفرینی سازمانی در بستر تکنولوژی

استفاده از ابزارهاي فناوري اطلاعات (BPMs) راه‌حلی براي دستيابي به ثروت سازمان‌ها

قابلیت‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات می‌تواند مسیر دستیابی به چابکی را در سازمان‌ها تسهیل نماید. امروزه نقش چابکی سازمانی و تأثیر آن در تمامی زمینه‌ها مشخص بوده و دستیابی به چابکی می‌تواند به ارتقای کیفیت خدمات، کاهش هزینه‌های ناشی از عکس‌العمل نامطلوب به تغییرات، افزایش توان رقابت و افزایش کارایی و بهره‌وری سازمان‌ها و بنگاه‌های كشور منجر گردد. در این راستا فناوری اطلاعات و ارتباطات یکی از مهم‌ترین منابع در جهت تحقق چابکی محسوب مي‌شود، چراکه فناوری اطلاعات و ارتباطات ابزاري برای دریافت و پیمایش به هنگام اطلاعات و درنتیجه توسعه دانش افراد در جهت تحقق چابکی سازمان است. از طرف دیگر، امروزه نگرش به فناوری اطلاعات و ارتباطات به‌عنوان ابزار رشد و توسعه کشورها، جای خود را به فناوری اطلاعات به‌عنوان محور توسعه داده است، درواقع تصور حیات یک کشور به‌عنوان عضو فعال جامعه جهانی بدون توجه به موضوع فناوری اطلاعات و ارتباطات به‌عنوان بستر و محور اصلی توسعه، غیرممکن است. شركت و سازمان‌ها و به‌طورکلی بنگاه‌های اقتصادي در کسب‌وکار به‌عنوان مهم‌ترین رکن اقتصاد جوامع که وظیفه تأمین و خلق ثروت در جهت توسعه جوامع را دارند از این قاعده مستثنا نیستند. در فرآیند اقتصادي کسب‌وکارها، فرايندهاي سازماني و اطلاعات می‌تواند نقش اساسی داشته باشند؛ بنابراین بهره‌گیری از قابلیت‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات می‌توانند روند تولید ثروت، دانش و دستيابي به اهداف استراتژيك سازمان‌ها را شدت بخشيد و به‌این‌ترتیب بستری را برای هوشمند سازي كسب‌و‌کار‌ از طريق مهم‌ترین دارایی‌های سازمان (فرايندهاي سازماني) فراهم نماید. موضوع هوشمند سازي و پويايي فرایندهای سازماني در يك کسب‌وکار با استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات و حرکت سازمان‌ها به سمت هوشمند سازی و چابکی، ضرورتی اجتناب‌ناپذیر است؛ بنابراین و با توجه به نتایج حاصل از هوشمند سازي و پويايي فرايندهاي سازماني در جهت افزایش میزان چابکی، برنامه‌ریزی جهت هوشمند سازی كليه فرايندهاي کسب‌وکار و سازمان و مجهز کردن آن‌ها به ابزارهای فناوری اطلاعات و ارتباطات به‌منظور اثربخشی بیشتر فعالیت‌های سازمان‌ها و دستيابي به اهداف و حركت در جهت رسالت سازمان‌ها امري است ممدوح و قابل‌ستایش كه پويايي کسب‌وکار و شفافيت امور را به ارمغان خواهد آورد.

تصمیم‌گیری در شرایط متغیر محیطی و حل مسائل کسب‌وکار، نیازمند دانش متنوع است که تعامل و همکاری بین اجزاي سازمان که دانش‌های مختلفی را در اختیار دارند، در يك تعامل سيستماتيك و پويا می‌کوشند تا تصمیم‌گیری درست‌تری داشته باشند. همچنین مسئله شناسایی و تشخیص تغییرات محیطی و تغییرات موجود در نیازها و خواسته‌های مشتريان و همچنین پاسخگویی سریع به نیازهای جدید آنان با استفاده از فرايندهاي دروني سازمان نيازمندي چابكي در اعمال تغييرات درون سازمان و هم‌راستایی آن‌ها با اهداف استراتژيك کسب‌وکار می‌باشد كه با توجه به رابطه بین هوشمند سازی و ابعاد چابکی (سرعت، پاسخگویی، شایستگی و انعطاف‌پذیری) حاصل می‌شود و با عنایت به اهمیت و ضرورت افزایش میزان سرعت، شایستگی، پاسخگویی و انعطافپذیری در کسب‌وکار، بهره‌گیری از ظرفیت‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات جهت افزایش میزان این ابعاد در کسب‌وکار از ضروریات لاينفك محسوب می‌شود.

مدیریت فرایندهای کسب‌وکار یا همانBPM، شامل روش‌ها، تکنیک‌ها و ابزارهایی جهت پشتیبانی از طراحی، مدیریت و تحلیل فرایندهای کسب و کار است؛ به‌عبارت‌دیگر، BPM یک رویکرد ساختاریافته با هدف بهبود کیفیت محصول و خدمات است و تلاش دارد تا فرایندهای سازمان را با استراتژی سازمان همسو نماید و به موازات آن رضایت مشتری را با افزایش کیفیت، بهبود دهد.

مدیریت فرایندهای کسب‌وکار یا BPM، ریشه در دو علم مدیریت و فناوری اطلاعات دارد. همین موضوع یکی از عوامل مهم محبوبیت و کارآمدی این رویکرد است. با رشد و ترکیب این دو علم، مفهوم مدیریت فرایندهای کسب‌وکار ایجاد گردیده است. در واقع BPM پس از رویکردهای TQM و BPR در مدیریت و به موازات آن پس از ظهور سیستم‌های مدیریت پایگاه داده، سیستم‌های مدیریت منابع سازمانی و سیستم‌های مدیریت گردش کار در فناوری اطلاعات، به‌منظور بهبود خدمات و محصولات معرفی گردید. منظور از بهبود، عبارت است از کلیه عملیات و تغییراتی که در فرایندها ایجاد می‌گردد تا هزینه و سرعت انجام را کاهش و کیفیت خروجی فرایند را افزایش دهد.

به‌منظور پشتیبانی از اجرای BPM در سازمان‌ها‌ BPMS یا سیستم‌های مدیریت فرایندهای کسب‌وکار که حاصل فناوری اطلاعات هستند، تولیدشده‌اند. سیستم های مدیریت فرایندهای کسب‌وکار با مجموعه ابزارهای خود، کلیه مراحل چرخه فرایند از طراحی و مدل‌سازی تا اجرا، پایش و بهبود را پشتیبانی می‌نمایند.

ازاین‌رو توجه به مديريت فرايندهاي کسب‌وکار در سازمان‌ها به جهت اينكه می‌تواند منجر به افزایش سرعت کسب‌وکار، بهبود تصمیم‌گیری مدیران، چابکی در کسب‌وکار، بهینه‌سازی و حذف فعالیت‌های غیرضروری و اجرای خودکار فرآیندها و نيز تخصیص فعالیت‌ها بر اساس حجم کار، تسهیل نظارت، اندازه‌گیری و پایش فعالیت‌ها شود بسيار حائز اهميت مي‌باشد و استقرار BPMS در سازمان‌ها این امکان را به وجود مي‌آورد که در هنگام تعیین کاربران یا مجریان هر فعالیت، گزینه تخصیص کار متناسب با حجم کاری انتخاب شود، به‌طوری‌که فعالیت‌ها بر اساس حجم کاری موجود در کارتابل هر یکی از کارشناسان به آن‌ها اختصاص خواهد یافت؛ یعنی سیستم به‌صورت هوشمند، کار را به کارتابل کارشناسی خواهد فرستاد که حجم کار داخل کارتابلش از بقیه کمتر است. از اين طريق همه فرآیندها در انتها برای مقایسه قادر به اندازه‌گیری می‌باشند. این کار باعث مدیریت بهتر فرآیندها و افراد می‌شود. زمانی که فرایندها از تکنولوژی و بر بستر فناوری اطلاعات اجرا می‌شوند، شرایط گزارش و ابزارهای آنالیزی را برای تصمیم‌گیری‌های اجرایی از طریق داشبوردهای مدیریتی  فراهم می‌کند.

با توجه به اينكه در فضاي رقابتی امروز سازمان‌ها دائم تحت‌فشارند تا راه‌حل‌های جديدي براي مسائل و مشکلات پيش رو پيدا كنند و هميشه به دنبال ارائه خدمات بهتر و چابك به مشتريان خود می‌باشد تا استانداردهاي بالايي در كسب مزيت رقابتي داشته باشند. لذا در اين راستا سيستم مديريت فرآيندهاي کسب‌وکار از بروزترين راهکارها به‌منظور پاسخ به نيازهاي جديد و متغير سازمان‌ها است.

سعيد حاجی‌زاده دكتري مديريت فنّاوری (سیاست‌های تحقيق و توسعه)

مدرس دانشگاه و مشاور حوزه مديريت و فناوري