عوامل طبیعی یا غیر طبیعی: علم برنامه ریزی برای هر اختلال
عوامل طبیعی یا غیر طبیعی: علم برنامه ریزی برای هر اختلال
از طوفان‌ها و سیل‌ها تا زلزله و سونامی، جهان در حال افزایش شمار فزاینده‌ای از وقایع ناگوار آب و هوایی است. زلزله توحاکی، سونامی و سیل تایلند در سال 2011، نمونه‌ای از این است که یک رویداد ظاهراً محلی می‌تواند زنجیره‌های تأمین جهانی و درنهایت کل سازمان را به‌زانو درآورد.
اما فقط بلایای طبیعی نیست که زنجیره‌های تأمین باید با آن مبارزه کنند – کسب‌وکار نیز با تعداد زیادی از نیروهای متضاد غیرطبیعی، از عدم اطمینان سیاسی و مقررات جدید تا فن‌آوری‌های در حال رشد و چشم‌انداز فزاینده تهدیدهای سایبری روبرو است.
برنامه‌ریزی می‌تواند یک گلوله نقره‌ای در پاسخ به تهدیدات طبیعی و غیرطبیعی باشد. به نظر ساده می‌آید، همه ما آن را انجام می‌دهیم، گاهی حتی بدون فکر کردن در مورد آن؛ اما بخش‌هایی وجود دارد که بسیاری از شرکت‌ها اغلب آن را فراموش می‌کنند: تکنولوژی یکپارچه، داده‌های رایج، پروسه‌های مشترک و همکاری متقابل. این‌ها از پایه‌های یک استراتژی برنامه‌ریزی موفق می‌باشد.
هنگامی‌که سازمان‌ها این واقعیت را درمیابند و ارتباطات واقعی را در سراسر کسب‌وکار به دست می‌آورند، مزایای بالقوه آن بی‌پایان است؛ اما ما باید از رویکردهای سنتی فراتر برویم تا بتوانیم به‌طور مؤثر برای چالش‌های امروز برنامه‌ریزی کنیم.
کار براساس توافقات و اجماع نظر
شایع‌ترین فرایند برنامه‌ریزی در صنعت امروز و یکی از توصیه‌های بسیاری از متخصصان برجسته، فرایند اجماع است. گروه‌هایی مانند برنامه‌ریزی تقاضا، تیم‌های بازاریابی و فروش به‌صورت جزیره‌ای باقی می‌مانند و برنامه‌های خود را پیش از ایجاد یکپارچگی برای ایجاد یک طرح نهایی یا اجماع، ایجاد می‌کنند.
مشکل این رویکرد این است که اغلب منجر به پاسخگویی بی‌پشتوانه و بی‌منطق به نتایج نهایی می‌شود، زیرا بر اساس تعریف، هیچ نقش، دپارتمان یا واحد تجاری نمی‌تواند برای طرح نهایی 100٪ پاسخگو باشد. این فرآیند نیز ناکارآمد است: با ایجاد سه طرح که درنهایت تنها یک مورد به‌عنوان ورودی انتخاب می‌گردد، کسب‌وکار 75 درصد از نتیجه خروجی پیشنهادهای اولی واحدهای کسب‌وکار را نادیده می‌گیرد. علاوه بر این، پاسخگویی پروسه نیز آهسته صورت می‌گیرد، زیرا به‌منظور مدل‌سازی دقیق تأثیر رویدادهای غیرمنتظره، شما باید آن را از ابتدا تا انتها بازبینی کنید.
همکاری در برنامه‌ریزی
کسب‌وکارها شروع به درک این موضوع کرده‌اند که حفظ سازمان و زنجیره تأمین کار آسانی نیست. شرکت‌ها نیاز به همکاری در تیم‌ها و ارتباط تمامی قسمت‌های کسب‌وکار، از مالی و فروش تا بازاریابی و زنجیره تأمین را باهم دارند؛ زیرا زمانی که چیزی در یک قسمت تغییر می‌کند، در سراسر کسب‌وکار نوسان ایجاد می‌کند و شما باید بتوانید سریعاً به این تغییر پاسخ دهید.
برنامه‌ریزی مشترک به حل مشکلات به وجود آمده در یک استراتژی جامع از طریق ورودی‌های مختلف هر واحد برای داشتن یک برنامه واحد کمک می‌کند؛ یک رویکرد واقعاً پیوسته.
به‌عنوان‌مثال، با یک استراتژی مشترک، یک تیم ممکن است پیش‌بینی‌های اولیه را وارد کند، به دنبال آن یک تیم به افزایش رشد سازمانی کمک می‌کند و درنهایت یک تیم دیگر که برای ارتقاء ورودی ایجاد می‌کنند. این بدان معنی است که تنها یک طرح وجود دارد، اما سه تیم برای دستیابی به آن همکاری کرده‌اند. درنتیجه، تمام سه تیم می‌توانند به‌طور کامل برای صحت ورودی‌ها و مفروضات خود پاسخگو باشند، زیرا می‌توانیم سهم هر تیم در طرح را به‌طور جداگانه اندازه‌گیری کنیم.
علاوه بر کاهش 75 درصدی حجم کاری و افزایش زمان پاسخگویی، یک مزیت پنهان از برنامه‌ریزی مشارکتی این است که این فرآیند به‌ویژه برای ورودی‌های مبتنی بر رویداد که واقعاً اکسیر برنامه‌ریزی است، بسیار مناسب است.
حرکت فراتر از بودجه‌های سنتی: اجازه دادن به حوادث در پیشبرد پروسه
به‌طور سنتی، زمانی که سازمان‌ها برنامه‌های چندگانه را به‌عنوان بخشی از پروسه جامع ایجاد می‌کنند، این کار را در فرمت بودجه نیز انجام می‌دهند – چیزی شبیه به بودجه خانوار؛ اما با ورود پیش‌بینی‌ها (و بودجه‌ها) در این فرمت، شکایات مشترک زیادی وجود دارد. برای مثال: سلول‌های ورودی زیادی برای بررسی وجود دارد، در برنامه ریزش وجود دارد، جزئیات نادیده گرفته می‌شود، ایجاد تغییرات یا حرکت رویدادها آسان نیست و بسیاری از زمینه ها وجود ندارد.
اما اگر ما برنامه را به اجزا و رویدادهایی که برنامه براساس آن‌ها ساخته شده است بشکنیم، به‌جای وارد شدن و تجزیه‌وتحلیل صدها و هزاران اطلاعات، سازمان‌ها می‌توانند رویدادهای کلیدی را که خروجی تولید می‌کنند ضبط کنند.
علاوه بر ایجاد یک پیشینه از سرفصل‌های برنامه کلی، برنامه‌ریزی رویدادها دارای مزایای دیگر ازجمله کاهش حجم کار، سرعت در اجرای مجدد برنامه با تغییر هریک از مفروضات، افزایش پاسخگویی و توانایی برای ارزیابی سناریوها و گزینه‌های مختلف در زمان واقعی می‌باشد. به‌این‌ترتیب، می‌توانید یک طرح زنده و پویا ایجاد کنید.
درنهایت، سازمان‌ها و زنجیره‌های تأمین که رویکرد مشارکتی و برنامه‌ریزی مبتنی بر رویداد را اتخاذ کرده‌اند نه‌تنها می‌توانند حجم کار تیم خود را کاهش دهند، بلکه تأثیر کار انجام‌شده و کارایی که می‌تواند انجام شود را افزایش دهد؛ و این نوع برنامه‌ریزی هیچ‌گاه به این اندازه برای توسعه کسب‌وکار حیاتی نبوده است چراکه اتفاقات طبیعی و غیرطبیعی غیرمنتظره ازهرجهت برای شرکت‌ها رخ می‌دهد. برنامه‌ریزی برای سخت کردن امور نیست بلکه در مورد کار کردن با یکدیگر و تسهیل کردن کارهاست. خواه شرکت‌ها تصمیم به استفاده از تغییر بگیرند و خواه از آن اجتناب کنند، مسئله اصلی این است که خودشان را برای هر چیزی که بر سر راهشان اتفاق میفتد، آماده کنند.
نویسنده: بهادر پارسیا / پژوهشگر حوزه مدیریت بازرگانی