مهندسی مجدد فرآیندهای کسب‌وکار

(‌Business Process Reengineering (BPR))

همان‌طور که در شماره قبل توضیح داده شد مهندسی مجدد فرایندهای کسب‌وکار یعنی:

مهندسی مجدد فرایندهای کسب‌وکار را تکنیکی متمرکز بر فرایند می‌داند که هدف آن ایجاد تغییری بنیادی در سازمان جهت تسهیل بهبود اساسی در عملکرد فرایندهای محوری کسب‌وکار که برای مزیت رقابتی حیاتی است. این تعریف اندیشه اصلی مهندسی مجدد فرایندهای کسب‌وکار را بیان می‌کند: خلق مجدد سازمان به‌منظور ارتقای عملکرد.

در ادامه به تاریخچه و توضیحات بیشتر این مطلب می‌پردازیم.

تاریخچه مهندسی مجدد:

مفهوم مهندسی مجدد در نظریه‌های مدیریتی ریشه در اوایل قرن نوزدهم دارد. مقصود از مهندسی مجدد آن است که همه فرایندهای کسب‌وکار در نوع خود بهترین باشند. در دهه 1880 فردریک تیلور[1] پیشنهاد کرد که مدیران از روش‌های مهندسی مجدد برای شناسایی بهترین فرایندها جهت انجام کارها استفاده کنند و این فرایندها به‌منظور دستیابی به بهره‌وری بهینه مهندسی مجدد انجام شوند. مهندسی مجدد فرایندهای کسب‌وکار[2] بازتاب‌دهنده این تفکر سنتی است که «یک راه برای انجام کارها وجود دارد». درزمان تیلور فناوری به شرکت‌های بزرگ این امکان را نمی‌داد که فرایندهای خود را به‌صورت بین-وظیفه ای یا بین-بخشی (واحدی) طراحی کنند. تخصصی کردن کارها پیشرفته‌ترین روش برای بهبود کارایی بود، روشی که همگام و مطابقت با فناوری زمانه بود.

مهندسی مجدد فرایندهای کسب‌وکار را اولین بار تیلور در مقاله‌ای با عنوان «اصول مدیریت علمی[3]» در سال‌های اولیه قرن بیستم معرفی کرد. مدیریت علمی، اولین گام در معرفی مهندسی مجدد فرایندهای کسب‌وکار[4] بود که به‌واسطه بسیاری مسائل حل‌نشده، ناموفق از کار درآمد. در زمان تیلور تعداد کارکنان صاحب دانش و مشغول در ساخت و تولید[5]-مهم‌ترین عامل تولید ثروت- اندک بود. مدیریت علمی شامل خرد کردن فرایند ساخت و تولید تا آنجا بود که زنجیره‌ای از فعالیت‌های خشک و ساده به دست می‌آمد که انجام آن‌ها نیازمند حداقل زمان ممکن و کمترین میزان تلاش بود. چنین رویکردی اغلب موجب افزایش دستمزدهای کارکنان کارخانه می‌شد؛ درعین‌حال کارکنان را مجبور می‌کرد که در شرایط کمرشکن به‌سختی کار کنند. این نحوه افزایش کارایی در ساخت و تولید اغلب موجب بروز نگرانی از به وجود آمدن «فضای غیرانسانی در محیط کاری» می‌شد.

مدیریت کیفیت فراگیر[6] بعد از جنگ جهانی دوم در ژاپن، از روش مدیریت علمی زاده شد و بسیاری از تبعیض‌های موجود به مانند روش قبلی که بهبود ساختار کسب‌وکار را حذف نموده. ویلیام دمینگ و جوزف جوران به ژاپن کمک کردند تا با به دست آوردن سهم بازار شرکت‌های امریکای شمالی با کالاها و خدمات با کیفیت، به یک ابرقدرت اقتصادی مبدل شود. هدف اصلی مدیریت کیفیت فراگیر بهبود عملیات ساخت و تولید است.

در سال‌های اولیه قرن بیستم، هنری فایول مفهوم مهندسی مجدد را این‌گونه تعریف کرده است: «انجام مأموریت در راستای اهداف سازمان، به‌گونه‌ای که بیشترین منفعت از همه منابع موجود حاصل آید». بااینکه منابع فناورانه در زمان ما تغییر کرده است، اما این مفهوم همچنان بامعناست. تقریباً در همان زمان مهندسی دیگر به نام لیندال اورویک معتقد بود: «این کافی نیست که افراد را در مقابل وظایف مشخص مسئول بدانیم، بلکه ضروری است به آن‌ها اختیار لازم جهت واگذاری آن مسئولیت را نیز بدهیم». بااینکه هامر وچامپی مشتاق‌اند اظهار کنند که نظریه کلاسیک سازمان منسوخ است، ایده‌هایی مثل تقسیم‌کار[7]، چنان دوام و قابلیت‌های علمی داشته که موجب شکست مهندسی مجدد در اثبات خود بوده‌اند. ازآنجاکه مهندسی مجدد تکرارپذیر نیست و دامنه محدودی دارد، به‌عنوان نظریه‌ای علمی به آن نمی‌توان نگریست. قابلیت کاربرد نظریه‌های کلاسیک مدیریت مانند تقسیم‌کار، در تکرارپذیری و قابل‌انتقال بودن آن‌ها بود. اندیشه‌های کلاسیک موجب افزایش بهره‌وری، خروجی و درآمد شد که این خود به پیدایش طبقه متوسط در جامعه منجر شد.

اصطلاح طراحی مجدد فرایندها[8] برای اولین بار در خلال یک برنامه تحقیقاتی که در دانشگاه MIT در سال 1984 آغاز شده بود، مطرح گردید. این پروژه توسط دو نفر بنام اسکات و مورتن انجام شد و نهایتاً در سال 1991 تحت عنوان شرکت‌های دهه نود منتشر شد. در این تحقیق جهت به‌کارگیری IT در یک کسب‌وکار معین و ایجاد بازسازی، پنج مرحله ذکر گردید که مرحله سوم آن مهندسی مجدد فرایندهای کسب‌وکار بود.

سیر تکامل مهندسی مجدد فرایند:

طراحی مجدد فرایندها یا مهندسی فرایندها، یعنی شناخت دقیق با نگرش فرایندگرا به سازمان، ترسیم دقیق رابطه فعالیت‌ها و شرایط اجرای فرایندها، برآورد منابع و هزینه تمام‌شده و زمان انجام فرایندها، سپس اصلاح و بهینه‌سازی رابطه فعالیت‌ها و اجرای فرایندها از طریق به‌کارگیری روش‌ها، فناوری اطلاعات و تجارب جدید. نتیجه طراحی مجدد فرایندها عبارت است از دستیابی به‌سرعت بیشتر و هزینه کمتر در انجام فعالیت‌های سازمان و تأمین اهداف کلیدی از قبیل موقعیت برتر در رقابت، خدمات بهتر به مشتری یا مشترکین و جلب رضایت آن‌ها و ارزش‌افزوده بیشتر برای سازمان و مشتری است.

امروزه طراحی مجدد فرایندها قبل از به‌کارگیری فناوری اطلاعات از قبیل اینترنت و انواع سیستم‌های اطلاعاتی جهت بهبود فرایندها و توسعه کارایی مدیریت و سازمان، اجرا می‌گردد. به‌منظور رفع تنگناها و موانع استفاده از فناوری‌های جدید و روان‌سازی فعالیت‌ها در راستای اهداف هر سازمان و برای درک دقیق‌تر مهندسی مجدد فرایند بهتر است با سلیقه و چگونگی خلق آن آشنا شویم.

در دهه 1980 یک نارضایتی از روش ارزش‌افزوده ناشی از فناوری اطلاعات[9] در بیشتر سازمان‌های اقتصادی آمریکا حاکم شد. چراکه باآن‌همه سرمایه‌گذاری شرکت‌ها جهت توسعه IT در آن سال‌ها، تأثیر چندانی در افزایش بهره‌وری و توسعه عملکردها نداشت. برای حل این موضوع چندین اظهارنظر متفاوت از سوی کارشناسان و متخصصین ارائه گردید.

یک عده دلیل نارضایتی اشاره‌شده را خطا در اندازه‌گیری‌ها عنوان کردند. این دسته اعتقاد داشتند که اثرات IT روی توسعه عملکردها و افزایش ارزش‌افزوده اقتصادی مخفی است و سال‌ها طول می‌کشد تا این اثرات به‌صورت کمی مشخص گردد.

دسته دوم، خود IT و نحوه اجرای آن را مقصر اصلی می‌دانستند. ازجمله دلایل این دسته، عدم سادگی و جذابیت نرم‌افزارها و عدم آگاهی مدیران از IT و تکنیک‌های مربوطه ازیک‌طرف و عدم آگاهی متخصصین فناوری اطلاعات از سازمان‌ها و مسائل مدیریتی آن‌ها از سوی دیگر، بود.

اما دسته سوم کشف جدیدی کردند و معتقد بودند مقصر اصلی عدم جذابیت و سادگی نرم‌افزارها نیست، بلکه روان نبودن و اشکال در فرایندهای سازمانی، زیرساختار و طراحی‌های سازمانی است که متناسب با شرایط و توانایی‌های فناوری اطلاعات به‌خوبی کار نمی‌کنند. به عقیده طرفداران این نظریه، عدم انعطاف‌پذیری ساختارهای سازمانی و پیچیدگی روش‌ها در سازمان‌ها که از دهه 1960 به‌جامانده، موجب عدم کارایی IT در توسعه عملکرد سازمان‌ها می‌شود. طراحی‌های کهنه و قدیمی سازمان‌ها مانع و اغلب یک آشفتگی پیچیده بود. در حقیقت، سیستم‌های اطلاعاتی قادر به تأثیر و یا کارایی بیشتر در این سازمان‌ها نبودند.

فشار کاهش زمان‌های تولید یا عملیات، هزینه‌ها و پاسخ بهتر به مصرف‌کننده همراه با سرعت در رقابت‌های جهانی دهه 1980، موجب نیاز شدیدتر برای کشف راه‌های جدید برای خروج از این بحران شد. تنها راه‌حل خروج از این بحران‌ها، طراحی مجدد فرایندها و بهره‌گیری از مزایا و ظرفیت‌های فناوری اطلاعات بود که این به جرقه اصلی برای ظهور مهندسی مجدد فرایند تبدیل شد.

در سال 1990 دو مقاله هم‌زمان، یکی از سوی توماس داونپورت و جمز شورت در مجله SMR[10] و مقاله دیگر توسط میکائيل همر در مجله HBR[11] منتشر شد که هردو روی موضوع بازنگری فرایندها[12] در سازمان‌ها و تأثیر فناوری اطلاعات[13] بر توسعه سازمان‌ها تأکید داشتند. آن‌ها معتقد بودند نه‌تنها فناوری اطلاعات، فرایندهای اصلی را پشتیبانی می‌کند بلکه بایستی برای به‌کارگیری فناوری اطلاعات از فرایندهای جدید استفاده شود.

به‌طور خلاصه، چنانچه فرایندها را حذف کنید، دیگر نیازی نیست آن‌ها را اتوماتیک یا خودکار کنید، بلکه با فرایندهای جدید به کار و سازمان خود بنگرید و در فرایندهای جدید از فناوری اطلاعات استفاده کنید. آقای همر این تفکر جدید را مهندسی مجدد فرایندها نامید.

از سال 1993 تفکر مهندسی مجدد فرایند فراگیر شد و در تمام دنیا مورد توجه قرار گرفت. دلیل این استقبال و پذیرش مهندسی مجدد فرایند به‌عنوان یک درمان اساسی برای بیماری عملکردها و توسعه اقتصادی در سازمان‌های بزرگ، فروش کتاب همر درزمینه مهندسی مجدد فرایند در سال 1993 به تعداد 2 میلیون و ترجمه آن به 17 زبان بود. اساس کتاب مورداشاره، توضیحات ساده درزمینه نحوه استفاده از فناوری اطلاعات، بیش از آنچه قبلاً مطرح شده بود، می‌باشد که مفید به‌نظر رسید و موجب شد مهندسی مجدد فرایند به‌عنوان یک راه‌حل قابل‌قبول پذیرفته شود. اکنون مهندسی مجدد فرایند به‌عنوان یکی از فناوری‌های مهم در فناوری اطلاعات مطرح شده و به‌عنوان یک پل ارتباطی غیرقابل گریز برای توسعه و رونق اقتصادی جهان مورد پذیرش تمامی سازمان‌های پیشرو و موفق واقع شده است.

ادامه دارد…

[1]Ferederick Taylor

[2]BPR

[3]Principles of scientific Management

[4]BPR

[5]Manufacturing

[6]Total Quality Management (TQM)

[7]Division of labor

[8]BPR

[9]IT

[10]Sloan Management Review

[11]Harvard Business Review